منشي يا مسئول دفتر خوب كيست؟

منشي حرفه اي كسي است كه از استعدادها و خلاقيتش در جهت انجام دادن بهتر وظايفش بره مي برد. او اهداف را شناسايي ميكند، برنامه ريزي و سازماندهي مي كند، تصميم مي گيرد و اجرا مي كند. اگر در انجام كارها دچار اشتباه يا خطا شد با افتخار آن را ميپذيرد و آن را اصلاح ميكند.

برخلاف تصور عموم، وظيفه منشي فقط پاسخگويي به تلفن ها و ترتيب دادن ملاقات ها نيست. او به عنوان نماينده مديريت اولين برخورد را با مراجعه كنندگان خواهد داشت. بنابراين، بايد تلاش كند تا با هر كس مطابق موقعيت اجتماعي و شخصيتش رفتاري مناسب داشته باشد وبتواند نمايي از سازمان خود را در ذهن ديگران به تصوير بكشد.

جهت شركت در دوره آموزشي مسئولين دفاتر كليك كنيد

منشي يا مسئول دفتر خوب كيست؟

منشي حرفه اي كسي است كه از استعدادها و خلاقيتش در جهت انجام دادن بهتر وظايفش بره مي برد. او اهداف را شناسايي ميكند، برنامه ريزي و سازماندهي مي كند، تصميم مي گيرد و اجرا مي كند. اگر در انجام كارها دچار اشتباه يا خطا شد با افتخار آن را ميپذيرد و آن را اصلاح ميكند.

برخلاف تصور عموم، وظيفه منشي فقط پاسخگويي به تلفن ها و ترتيب دادن ملاقات ها نيست. او به عنوان نماينده مديريت اولين برخورد را با مراجعه كنندگان خواهد داشت. بنابراين، بايد تلاش كند تا با هر كس مطابق موقعيت اجتماعي و شخصيتش رفتاري مناسب داشته باشد وبتواند نمايي از سازمان خود را در ذهن ديگران به تصوير بكشد.

جهت شركت در دوره آموزشي مسئولين دفاتر كليك كنيد

صفات لازم براي منشي

از ويژگي هاي مسئول دفتر مي توان به موارد زير اشاره نمود:

1.    توانايي و دانايي

2.    وضع ظاهري مناسب (لباس ساده، چهره اي گشاده و نظافت ظاهر و لباس)

3.    اعتماد به نفس و قدرت سازگاري با موقعيت هاي متفاوت بدون بروز هر گونه اضطراب و نگراني

4.    حس همكاري و حسن سليقه

5.    رفتار اجتماعي مناسب

6.    حافظه خوب و حضور ذهن

7.    رازداري و متعهد بودن

8.    قدرت تصميم گيري و ابتكار

9.    نرمي در گفتار

10.     صبر و تحمل

11.     سعي در يادگيري كارها

12.     دانستن جاي نامه ها و وسايل

13.    اقرار به اشتباهات خود

14.     توجه به نظرات ديگران و قضاوت آن ها در مورد خود

15.     پيگيري دستورات رئيس

جهت شركت در دوره آموزشي مسئولين دفاتر كليك كنيد

شرح وظايف مسئول دفتر

1-  دريافت نامه ها ،اوراق پرونده ها وساير مكاتبات رسيده به حوزه محل خدمت.

2-  تفكيگ وتوزيع نامه ها وگزارشات وساير مكاتبات بين افراد واحد مربوطه و پيگيري آنها.

3-  نگهداري وبايگاني كردن پرونده ها ، اوراق نامه ها وگزارشات درمحل هاي مخصوص.

4-  تنظيم ليست متقاضيان ملاقات با سرپرست وتعين ساعات ملاقات براي آنها.

5-  ابلاغ دستورات صادره سرپرست مربوطه به اشخاص.

6-  تنظيم اوقات جلسات ومطلع ساختن مقامات ياافرادشركت كننده درجلسات.

7- پاسخگوئي به مراجعيين وراهنمايي آنها.

8-  دريافت وارسال فاكس ها وارجاع آن به واحدها واشخاص

بازاركار منشي / مسئول دفتر

شما به عنوان منشي مي توانيد در بخش اداري يا دفتري هر سازمان يا شركت دولتي و خصوصي مشغول به كار شويد. با كسب تجربه و مهارت بيشتر مي توانيد به رده هاي كارشناس يا مدير اداري دست يابيد. در خصوص وضعيت بازاركار و ميزان استخدام شغل منشي گري در ايران، آمار و ارقام دقيقي منتشر نشده است اما به طور كلي با توسعه كسب و كار و رونق اقتصادي كه به تبع آن فعاليت شركت ها و سازمان ها افزايش يافته و كارآفريني بهبود مي يابد، نياز اشخاص، شركت ها و سازمان ها به كاركنان دفتري از جمله منشي نيز افزايش خواهد يافت.

جهت شركت در دوره آموزشي مسئولين دفاتر كليك كنيد

شخصيت هاي مناسب اين شغل منشي

در يك انتخاب شغل صحيح و درست، عوامل مختلفي از جمله ويژگي هاي شخصيتي، ارزش ها، علايق، مهارت ها، شرايط خانوادگي، شرايط جامعه و… براي هر فرد بايد در نظر گرفته شوند. يكي از مهم ترين اين عوامل ويژگي هاي شخصيتي مي باشد. شناخت درست شخصيت هر فرد فرآيندي پيچيده و محتاج به تخصص و زمان كافي است. البته هر فردي ويژگي هاي منحصربه فرد خود را دارد، حتي افرادي كه به نوعي تيپ شخصيتي مشابه دارند، باز هم در برخي موارد با يكديگر متفاوت هستند.

به طور كلي هميشه افراد موفقي از تيپ هاي شخصيتي مختلف در تمام مشاغل هستند و نمي توان دقيقا اعلام كرد كه فقط تيپ هاي شخصيتي خاصي هستند كه در اين شغل موفق مي شوند. اما طي تحقيقاتي كه صورت گرفته تيپ هاي شخصيتي اي كه براي اين شغل معرفي مي شوند، عموما اين كار را بيشتر پسنديده و رضايت شغلي بيشتري در آن داشته اند.